De Toekomst van online onsite offline teambijeenkomsten

Post-Corona samenwerken in teams

De afgelopen online-periode heb je ongetwijfeld ervaren hoe lastig het is om dat goede teamgevoel te behouden of verder uit te bouwen. Wij als teamcoaches hebben natuurlijk ons uiterste best gedaan om een bijdrage te leveren hierin. Toch heb ik het veelal ervaren als een soort van ‘Silent Disco.’ Het werkt heus wel een beetje, mensen gaan ook nog wel dansen, maar de echte onderlinge verbinding is minder. Iedereen zit toch een beetje naar zijn eigen muziek te luisteren en zijn eigen dansje te doen.

Toekomst van teambijeenkomsten - loesje

Thuiswerken en de toekomst van teambijeenkomsten

Onze klanten zijn er duidelijk over. Thuiswerken blijft. Allerlei onderzoeken bevestigen dit. Ook NOS wijdde er een artikel aan na een ‘rondgang’ langs grote organisaties (zie bron 1). Het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) concludeerde dat we het thuiswerken ook steeds leuker beginnen te vinden (zie bron 2).

Maar hoe blijf je ervoor zorgen dat je een sterk team houdt met een goede teamdynamiek? Waar mensen het leuk vinden om te werken en te presteren?

De 4 categorieën meetings of overleggen

Laten we eerst eens de volgende 4 categorieën meetings of overleggen bekijken:

  1. Operationele en tactische meetings. Je overlegt met elkaar om af te stemmen en te sparren over voortgang en betrekkelijk eenvoudige keuzes.
  2. De ‘notenkrakers’: lastige issues en puzzels. Vraagstukken waar je echt even met elkaar op wilt en moet kauwen voordat je een besluit kunt nemen.
  3. (Business)Plansessies: over de toekomst, de visie, richting, ambities.
  4. Teambuilding: sessies waar het optimaliseren van samenwerking, teamdynamiek en persoonlijk leiderschap centraal staan.

1. Operationele en tactische meetings

Je overlegt met elkaar om af te stemmen en te sparren over voortgang en betrekkelijk eenvoudige keuzes.

Alle meetings die onder 1 vallen kun je gewoon (blijven) doen via tools zoals Teams en Zoom. Veelal valt het grootste deel van je overleggen in deze categorie. Het grote voordeel van online vergaderen is dat ze vaak korter duren, concreter verlopen en dat er veel minder wordt afgeweken van het agendapunt. Het operationele en tactische werk, zowel individueel als op teamniveau, is vaak heel goed vanuit huis te doen. Lekker efficiënt dus. Als je tijdens deze overleggen toch op lastige issues of puzzels stuit, plan die dan door een meeting uit categorie 2, 3 of 4.

2. Notenkrakers: lastige issues en puzzels

Vraagstukken waar je echt even met elkaar op wilt en moet kauwen voordat je een besluit kunt nemen.

Voor categorie 2 kun je beter zorgen dat je elkaar echt ziet. Het kantoor is daarvoor een prima ontmoetingsplaats. Plan daarom op regelmatige basis ‘onsite’ meetings in met je team. Je hoeft nog geen agenda te hebben, die vult zich vanzelf vanuit je operationele en tactische meetings. Je zou dit het ‘strategische MT’ of de ‘notenkraker’ kunnen noemen.

3. (Business)Plansessies

Over de toekomst, de visie, richting, ambities

Categorie 3 is planbaar. Veel corporates doen dit zeer gestructureerd. Ieder jaar ga je door een zelfde planproces waarbij je met je team nadenkt over de toekomst, over de visie en de ambities. De teams ‘boven’ en ‘onder’ jullie doen dat ook. In het proces vindt regelmatige rapportage en afstemming plaats. Doe deze sessies onsite of offsite, op een externe locatie dus. Als je anders wilt kijken, dan is het soms ook heel verfrissend om ergens anders te zijn. Even weg van kantoor kan heel verfrissend en inspirerend werken.

4. Teambuilding

Sessies waar het optimaliseren van samenwerking, teamdynamiek en persoonlijk leiderschap centraal staan

Categorie 4 gaat over het bouwen en onderhouden van je team. En het continu werken aan het persoonlijk leiderschap binnen de teamdynamiek. Plan deze sessies ritmisch in: iedere 3 tot 6 maanden is het advies. Bij ‘jonge’ teams mag de frequentie juist wat hoger zijn. Uiteraard geldt voor deze sessies: doe ze offsite op een inspirerende plek buiten kantoor.

Hoe werkt dat in de praktijk

In de praktijk zien wij dat de categorieën 2, 3 en 4 te combineren zijn tijdens een eendaagse of tweedaagse sessie met je team. Op die manier combineer je reflectie, persoonlijke ontwikkeling en teamontwikkeling met meer inhoudelijke onderwerpen. Je brengt direct in praktijk wat je geleerd hebt!

De afgelopen periode is bij veel teams heel weinig tijd geweest om echt goed door te werken aan het bouwen van het team en de tijd te nemen om de notenkrakers-dialogen goed te voeren. Ongetwijfeld zijn links en rechts wat irritaties en frustraties opgepot. Online is het lastiger om ze bespreekbaar te maken. Dus die moeten juist nu weer goed besproken kunnen worden zodat ervan geleerd kan worden en de samenwerking kan verbeteren. 

Na maanden van thuiszitten, is er weer veel behoefte om elkaar in levende lijve te zien, in de ogen te kijken, plezier met elkaar te maken en weer wat op whiteboards te krassen en brainstormen.

Voor de meeste organisaties geldt dat er weer op kantoor (onsite) of ook offsite gewerkt mag worden. Plan je overleggen dus bewust online, onsite of offsite en maak weer tijd om je team verder te laten groeien!

Jaap Weijers
Augustus 2020

Bronnen:

Vond je dit een interessant artikel?

- Deel met vrienden en bekenden

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email
Scroll naar top